オンラインミーティング
タイムライン
| 4月21日 | 参加登録 - オープン |
6月25日 | オンラインミーティングリクエスト送受信開始 |
| 7月1日 - 11日 | オンラインミーティング実施 |
- イベントプラットフォームより参加登録
- スクリーン右上部のボタンRegisterから登録
最初に当該プラットフォームにて参加者登録をお済ませください。以前こちらのパートナリングイベントもしくは、このイベントプラットフォームb2matchにてイベントご参加されたことがある場合には、その際に登録いただいたメールアドレスをプラットフォームが認識しております。パスワードをお忘れの場合はメールアドレス入力後、Forgot Passwordをクリックいただきますとシステムから入力したメール宛に連絡が入ります。登録の際は以下の点にご留意くださいますよう、よろしくお願いいたします
- 必要に応じて連絡先と組織の詳細を追加
- LinkedIn /Google でのご登録について
LinkedIn / Googleとの連動をリクエストするよう表示されますが、仮にこのいずれかを選択した場合にはミーティングリクエストの受信をはじめ当イベントに関するお知らせは、すべて選択されたLinkedInもしくはGoogleに紐付されているメールアドレスへ送付されます。ご所属先企業・機関のメールアドレスへ送付ご希望の方はLinkedIn / Googleいずれも選択なさらず、ご希望の送付先メールアドレスをご入力ください。ご自身の団体もしくは企業のメールアドレスのご利用された場合でもメールアドレスはシステム上に掲載されませんのでご安心ください。
- オンラインイベントについて ー ミーティング日時固定枠なし「Longterm」での実施
今回のオンラインイベントはミーティング枠を主催者側から設定する形ではなく、ご本人同士でミーティング日時と時間帯をご自由に選択できる「Longterm」方式を採用することといたしました。ミーティングリクエストを送信される方が日時およびミーティング時間をご選択いただくようになっておりますので、ミーティングリクエスト受信の際に希望日時がある場合にはリスケジュール機能およびメッセージ送付機能をご利用いただきその旨を先方へお伝えください。詳細は画面下方に説明がございます
2. プロフィールの作成:
プロファイルの公開を他の参加者に対して貴社の自己紹介の場として捉えましょう。
明確なプロフィールはプラットフォーム内で名刺としての役割を果たします。
貴社の背景、提供するビジネス、現在関心を持たれている技術・商材などの情報が簡潔かつ詳細であればあるほど、プラットフォームを閲覧中の他の参加者より関心を持たれるなどのメリットを得られます。
Market Place
貴社プロフィールとは別に、今回のマッチングイベントにてトピックとされるご提供される製品/テクノロジー、サービス、プロジェクト概要の詳細はプラットフォーム内ご自分のページにある「MARKETPLACE OPPORTUNITIES」から入力可能です。こちらから入力した内容はミーティングパートナーを検索する際に使用するMarketplaceへ情報が反映されるので質の高い内容を公開している参加者の方にはミーティングリクエスト受信の機会が多くなる可能性が高くなります。
3. 参加者プロフィールの閲覧 ⇒ ミーティングリクエストの送受信
ご登録いただいたプロフィール公開のお知らせがプラットフォームより届き次第、ミーティングリクエストの送信/受信が6/25より可能になります。オンラインミーティングを希望する参加者へ直接コンタクトをとれるようになりますので、参加者プロフィールを閲覧しご希望の企業または機関・団体の検索をして、積極的なミーティングリクエストの送信とそれに伴うメッセージ送信機能を利用した直接のコンタクトをお勧めいたします。
【プロフィールの閲覧】
- Participants, Companies, Marketplace を閲覧し、ポテンシャルミーティングパートナーの検索。
- フィルター機能を使用して、目的に合ったポテンシャルミーティングパートナーを簡単に見つけることができます。
- 適切な参加者が見つかったら、参加者のカードをクリックして、プロフィールにアクセスします。
【ミーティングリクエスト・メッセージの送受信】
- ポテンシャルパートナー企業・機関を見つけたら、メッセージやミーティングリクエストを送付してみましょう。
- プロフィールのどんな点に興味を持ったかなど、ミーティングを希望する理由をミーティングリクエスト送付の際にショートメッセージを付け加えるとミーティングが承認される可能性が高くなります。
- プロフィールにある「Request Meeting 」をクリックして、ミーティングをリクエストします。
- ミーティングリクエストは受信側のスケジュール選択・提案によってConfirmされます。
ミーティングリクエスト送信：
ミーティングリクエスト可能な参加者は、Participants リスト各参加者名/Companiesリストに
Request Meeting / Availableで示されます。
プロフィールにAvailable/Request Meetingと表示されている参加企業・参加者のプレビューをクリックします。
「Request Meeting」送信時には、先方の時差を考慮したうえで、ご希望の日時をご選択ください。なお、日時は先方の現地時間に合わせて選択いただく必要はございません。日本時間でご指定いただければ、システムが自動的に相手方のタイムゾーンに合わせてリクエストを送信いたします。
また、メッセージ入力欄もご利用いただけますので、初回のご挨拶等のご記入もぜひご検討ください。
ミーティングリクエスト送信後はご自身のMeetingsに先方より返事待ちの表示が掲載されます。
ミーティングリクエスト受信：ミーティングリクエストを受信した場合にはご登録いただいたメールアドレスへお知らせメールが届きます。ご自身のアカウントよりMeetingsへアクセス後、ACCEPTボタンクリックをお願いします。なお、日時変更ご希望の場合はACCEPTボタン横にある3dots部分をクリックいただきますとEdit Meetingが表示されますので選択→Popup画面が表示されますのでご都合の良い日時選択いただきUpdate requestボタンクリックをお願いします。
返信後にミーティングが正式に設定となります。
【ミーティングリクエストを送付できない参加者がいます。なぜでしょうか？】
ミーティングリクエスト可能な参加者は、Participants リスト各参加者名/Companiesリストに
Request Meeting / Availableで示されます。
「Request Meeting」がグレイ色の参加者に関してはオンラインイベントを選択していない参加者となります。他の日程でのオンラインミーティングが可能になる場合もありますので、ご希望がありましたら事務局までご連絡ください。
【アカウントのご確認とミーティングリクエスト返信のお願い】
ミーティングを承認の場合はもちろんですが、ご興味がなくお断りする場合にもリクエストを送信していただいた方へ貴社のお考えをクリアに伝えることがこのようなバーチャルビジネスマッチングイベントでは大切になってきます。ご自身のアカウントからMeetingsにアクセスいただき、PENDINGタブに未返信のリクエストがありましたら、お断りの場合にもCancelボタンのクリックをお願いします。
メッセージ送受信： 今回のイベントに対する共通の関心事やオンラインミーティングスケジュール調整についてチャットをすることができます。プロフィールにあるメッセージアイコンをクリックするとメッセージ送信BOXが表示されます。メッセージ受信の場合には登録いただいたメールアドレスへお知らせメールが届きます。ログイン後ご自身のConversationsからのご確認も可能です。
My Agenda では、確定済ミーティングを含めたご自身の全体スケジュール、Meetings では、送信もしくは受信したミーティングリクエストの最新状況、確定済ミーティングスケジュールやカメラマイクチェックの確認が可能です。
ミーティングリクエスト送信→承諾に伴うミーティング決定は先着順となっている関係上、人気企業・団体はスケジュールが埋まる場合も多々ありますのでミーティングご希望の企業および団体を見つけた場合には早めのミーティングリクエスト送信をおすすめいたします。
4. オンラインセッション直前チェック事項
【リクエストチェック】
- ご自分のページメニュー「Meetings」から現在のミーティング状況のご確認をお願いします。
- 「Meetings」・「Pending」タブのReceived Requests欄に表示されているリクエストは未返信のものです。「Accept」ボタンクリック もしくは3dots部分をクリックしリスケジュール希望の「Edit Meeting」または「Cancel」の選択をお願いします。
【使用ブラウザ確認】
オンラインミーティングは、b2matchに組み込まれているビデオツールを使って実施されます。他ソフトウエアのダウンロードの必要はありません／できません。ミーティング当日に使用されるブラウザはバーチャルミーティングオペレーションに使用されるアプリケーションの動作上、Mozilla Firefox、Google Chrome、MicroSoft Edgeをお勧めいたします。
- ブラウザ最新版のインストールをお願いします。
ウェブカムが内蔵されている機器もしくはウェブカムの使用をお願いします。万が一、カメラのご用意が間に合わない場合には、マイクによる音声モードのみでもミーティング実施は可能です。
【カメラおよびマイクの確認】
ご自身のアカウントにログインした後、Meetings ページよりマイクとカメラのテストが可能です。画面右上にある、青色ボタン「Camera and microphone test 」をクリックして、指示に従いお進みください。
問題がある場合、マイクとカメラの使用に関するブラウザのドキュメントが画面上に表示されます。
- マイクとカメラを使用するためのブラウザの権限について
- システムのマイクとカメラの権限について
さらに、以下のようなチェックも可能です:
- Google Meet, Skype, Zoomなど他のアプリでマイクをテストする。
- Twilioのネットワークテストを実行すると自動診断がスタートし、Twilioがマイクおよびカメラの使用許可を得ているかどうかが確認できます。
- Twilioはb2matchオンラインミーティング機能にて使用しているソフトウェアの名前です。
- 音質を確認してください。ヘッドフォンを使用をおすすめします。
- 画質改善のため質の良いウェブカメラの使用をご検討ください。
【タイムゾーンの確認】
ご自分のページから「Edit my profile」を選択して、現在のタイムゾーンの選択を確認します。ご自分がミーティング中にいるタイムゾーンでない場合は、適宜変更をお願いします。
5. オンラインセッション実施時【7/1-11 】
- プラットフォームもしくはアプリを介して、最新バージョンのミーティングスケジュールを再度確認してください。直前の変更やミーティング相手からのメッセージ送付を受信している可能性があります。
- ミーティング当日はMeetings からオンラインミーティングが可能です。該当ミーティング箇所にある緑色のボタンStart Meetingをクリックするとオンラインミーティングの画面がオープンとなります。
- Invite guests 機能でイベント参加者以外のスタッフを招待したり、Screen Sharingボタンで画面を共有することが可能です。
- オンラインミーティングはスケジュール設定された終了時間前であれば、いつでも開始することができ、参加者が終了手続きを取らない限り、自動的に終了することはありません。
- ミーティング実施中は画面左上に残り時間が表示されます。
- スケジュール設定された会議の1分前になると、オンラインミーティング中の画面上に次のミーティングの情報が表示されます。
- Start Next Meeting をクリックすると進行中のミーティングが終了し、次のミーティングが開始されます。
- ミーティングパートナーを尊重し、スケジュールが確定されているミーティングにはアクセス→参加をしてください。
- ご自分とミーティングパートナーの次のミーティングのことを考慮し
時間通りにバーチャルミーティングの終了をお願いします。
ミーティング中に画面右上に残りのミーティング時間が表示されているのでご参考になさってください。
- 予期せぬ事情により、当日のバーチャルミーティングに参加不可となった場合には、プラットフォームを介してミーティングをキャンセルしてください。なお事務局へ電話もしくはメールでのご連絡をいただけますとミーティングパートナーへの連絡などの点から大変ありがたく存じます。
- ミーティングスケジュールはオンラインのプラットフォーム、もしくはスマートフォンのアプリでもいつでも確認していただくことができます。なお当日の参加のご確認のため、主催者からシステムよりご連絡がある場合がございます。
すでにミーテイングが確定されている場合にはミーティングパートナーへの連絡が必要な場合もございますのでこのような連絡を受けた場合には速やかに参加の可否を主催者までご連絡ください。
